Elastyczny czas pracy - jak go wdrożyć w firmie

Sztywno ustalony czas pracy bywa trudny do pogodzenia z życiem prywatnym i rodzinnym. Konieczność odebrania dziecka ze szkoły lub przedszkola, wizyta u lekarza, jednoczesna praca w więcej niż jednym miejscu – wszystkie te sytuacje mogą w istotny sposób zakłócić ciągłość wykonywania powierzonych pracownikowi obowiązków.

Dla wielu osób idealnym rozwiązaniem byłaby więc możliwość dowolnego rozkładania sobie czasu poświęcanego na firmowe obowiązki w ciągu dnia. Czy taka sytuacja jest jednak w ogóle możliwa? A jeśli tak, w jaki sposób wdrożyć w firmie elastyczny czas pracy, aby innowacja ta spełniła swoje zadanie? Oto garść informacji dotyczących metod wprowadzania elastycznych godzin pracy wśród pracowników.

Elastyczny czas pracy – co to takiego?

Zgodnie z treścią Kodeksu Pracy, elastyczny czas pracy zakłada, że pracodawca może umożliwić pracownikom taką organizację dnia, aby mogli oni łatwiej pogodzić swoje życie prywatne z tym zawodowym. Innymi słowy, osoby zatrudnione w firmie realizującej takie założenie, mogą umówić się z pracodawcą, że będą rozpoczynać swoją pracę między ustalonymi godzinami np. np. między 8.00 a 10.00 i kończyć ją po 8 godzinach od faktycznego rozpoczęcia. Pracownik może także wnioskować o tzw. indywidualny rozkład czasu pracy. Pozwala on na dowolne rozłożenie czasu spędzanego w biurze w tygodniu. Oznacza to zatem, że w każdym dniu tygodnia ustalamy inny, odpowiadający nam czas pracy. 

Można także zastosować skrócony czas pracy, pozwalający na pełnienie powierzonych obowiązków tylko przez 4 dni w tygodniu. Pamiętać należy, że suma godzin przepracowanych w tygodniu musi wynosić 40. W przypadku elastycznego czasu pracy, na to, jak rozplanowane zostanie wykonywanie zadań i które godziny faktycznie spędzone będą w biurze, bardzo duży wpływ ma sam pracownik. Wiele jednak zależy od rodzaju wykonywanych zadań, nie na wszystkich stanowiskach da się bowiem zastosować dowolne formy elastycznego czasu pracy. Duże znaczenie ma w tym przypadku także filozofia, która przyświeca pracodawcy i zaufanie pomiędzy nim a zespołem. Tam, gdzie panuje atmosfera uczciwości, stosuje się transparentną komunikację, a pracownicy rozliczani są za efekty, zawsze znajdzie się sposób, aby dobrać odpowiednią, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika formę czasu pracy. 

Jak wdrożyć elastyczny czas pracy w firmie?

Chcąc wdrożyć elastyczny czas pracy w firmie, warto zdawać sobie sprawę z wyzwań, jakim będziemy musieli podołać. W większości będą one związane z właściwą organizacją wykonywania obowiązków i ze sposobem rozliczania zatrudnianych pracowników.

Kolejną istotną kwestią jest wybrany przez zwierzchnika sposób rozliczania podwładnych. W przypadku elastycznego czasu pracy warto odpowiedzieć sobie bowiem na pytanie, czy rozliczać poszczególnych członków zespołu z liczby godzin spędzonych za biurkiem, czy raczej z finalnie wypełnionych obowiązków i ukończonych zadań. Pracodawca powinien wyzbyć się obaw o to czy pracownicy spędzają na stanowisku tyle czasu, ile powinni, jeśli jego organizacja składa się z następujących, wzajemnie się uzupełniających elementów: 

1. dobrze dobranego zespołu pracowników, który ze sobą współpracuje; 
2. całego zespołu dążącego do tego samego celu, który jest dla niego zrozumiały;
3. zrozumiałego dla wszystkich zestawu zasad rozliczania pracy;
4. atmosfery pozwalającej na komunikowanie się bez obaw;
5. zadań do wykonania ustalanych wspólnie przez pracownika i szefa.

Podczas wdrażania w firmie elastycznego czasu pracy na uwagę zasługuje jeszcze jedno zagadnienie: jak pogodzić ze sobą sytuację, w której powierzone obowiązki wymagają od zatrudnionych współpracy w zespołach, a ich członkowie przebywają w biurze o różnych godzinach? W tym przypadku warto gruntownie przemyśleć, co dokładnie miałby oznaczać wdrażany elastyczny czas pracy. Może on bowiem zakładać zarówno ustalone z góry zakresy godzinowe, w których pracownicy mogą rozpoczynać lub kończyć pracę, jak i to, że umożliwia się im opuszczenie stanowiska w trakcie dnia z zastrzeżeniem, że mają na nie wrócić i finalnie przepracować pełen wymiar godzin. Ostateczna decyzja należy w tym przypadku właśnie do pracodawcy. Warto w tej kwestii zaufać samym pracownikom. Jeśli są oni zmotywowani i rozumieją cel, jaki mają do wykonania, sami ustalą czas spotkań zespołowych. Pracodawca nie musi narzucać sztywnych grafików, a jedynie pokazać możliwości, udostępnić narzędzia, zaopatrzyć pracowników w brakujące kompetencje i czuwać nad postępami prac w zespole. 

Dlaczego warto stosować elastyczny czas pracy?

Mimo że wdrożenie i realizacja tego rozwiązania mogą się wydawać skomplikowane, to jednak elastyczny czas pracy w firmie niesie ze sobą bardzo wiele zalet. Z punktu widzenia osób zatrudnionych należą do nich m.in.:

• możliwość pełnienia obowiązków w czasie największej produktywności;
• brak problemów z pogodzeniem sfer życia prywatnego z zawodowym;
• wyższy poziom zadowolenia pracowników podczas wykonywania obowiązków;
• komfort psychiczny, wynikający m.in. z faktu, że ryzyko spóźnienia zostaje znacząco obniżone.

Dla pracodawcy zaś taki tryb działania przynosi następujące korzyści:

• pewność, że praca, wykonywana przez pracowników w elastycznym czasie pracy możliwie najbardziej efektywna i przyniesie najlepsze rezultaty;
• większy stopień identyfikacji pracowników z konkretnym zadaniem;
• spadek częstotliwości wykorzystywania urlopów okolicznościowych i zwolnień lekarskich przez pracowników.

Podsumowanie

Wdrożenie elastycznego czasu pracy w firmie niesie ze sobą wiele pozytywnych skutków, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pozwala na zwiększenie efektywności prowadzonych działań i liczbę zadowolonych pracowników. Początkowo taki sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa może budzić pewne obawy, jeśli jednak cały proces zostanie przeprowadzony właściwie, z pewnością skorzysta na tym cała firma. Doskonale wiedzą o tym mieszkańcy krajów zachodnich, które opisywany model wykorzystują już od wielu lat. Coraz częściej przekonują się dziś do niego również polscy przedsiębiorcy.