Wybór firmy sprzątającej - poradnik przedsiębiorcy

Czyste i zadbane wnętrza to nieodzowny element wizerunku każdej firmy, niezależnie od profilu prowadzonej przez nią działalności. Utrzymanie czystości najlepiej powierzyć profesjonalnej firmie sprzątającej, która skutecznie zadba o czystość i higienę pomieszczeń użytkowanych przez nas, naszych pracowników i klientów. Wybór właściwej firmy, która z należytą starannością będzie realizować zlecane prace z zakresu sprzątania, w efekcie zapewni komfort pracy i pobytu osobom przebywającym na terenie naszej firmy.

Kryteria, jakimi należy się kierować przy wyborze firmy zewnętrznej, świadczącej usługi utrzymania czystości, związane są ze specyfiką prowadzonej przez nas działalności, charakterem użytkowanych pomieszczeń i naszymi potrzebami w tym zakresie. Kluczowa kwestia to określenie zakresu i częstotliwości prac porządkowych, czyli zakresu obowiązków potencjalnego wykonawcy usług oraz harmonogramu prac.

Kolejny krok to wybór odpowiedniego wykonawcy spośród oferty firm obecnych na rynku usług sprzątania. Kluczowe dla decyzji o podjęciu współpracy z daną firmą sprzątającą powinny być takie kryteria jak:

• udokumentowane doświadczenie i pozycja w branży potwierdzone listami referencyjnymi;
• portfolio klientów;
• potencjał osobowy i techniczny oraz wiarygodność finansowa;
• posiadane certyfikaty i uprawnienia;
• oferowany zakres świadczonych usług utrzymania czystości.

Ważny jest także wizerunek firmy i rozpoznawalność jej marki na rynku usług utrzymania czystości. W dalszej części artykułu szczegółowo omówimy wyżej poruszone kwestie, związane z wyborem firmy sprzątającej.

Doświadczenie – potwierdzenie wiarygodności

Posiadane przez firmę sprzątającą doświadczenie w zakresie oferowanych usług porządkowo-czystościowych jest podstawowym kryterium, które decyduje o podjęciu rozmów czy zaproszeniu danego wykonawcy do złożenia oferty. Doświadczenie firmy sprzątającej, im jest większe, tym lepiej, ponieważ świadczy o wiarygodności i zdolności do realizacji usług, które chcemy jej powierzyć. Firma z wieloletnim doświadczeniem na rynku usług sprzątania posiada wiedzę i kompetencje, niezbędne do należytego wykonania usług sprzątania. W celu weryfikacji powyższego, firma sprzątająca powinna przedstawić listy referencyjne, wystawione przez klientów, zadowolonych z jakości jej usług. Oczywiście, w zależności od branży, w jakiej działamy, możemy wymagać przedłożenia odpowiednich referencji, potwierdzających spełnienie konkretnych wymagań w zakresie posiadanego przez oferenta doświadczenia, np. w sprzątaniu obiektów o metrażu i charakterze zbliżonym do użytkowanych przez naszą firmę.

W tym miejscu należy podkreślić, że niezależnie od wyznaczonych przez nas kryteriów wyboru, warto zapoznać się z listą klientów firmy sprzątającej. Na jej podstawie możemy wywnioskować, czy dana firma specjalizuje się w sprzątaniu konkretnych obiektów, np. biurowych, produkcyjnych, magazynowych, handlowo-usługowych lub medycznych, czy też jej portfolio obejmuje firmy z wielu różnych branż. To ostatnie świadczy o tym, że firma sprzątająca jest świetnie przygotowana merytorycznie i organizacyjnie do realizacji usług utrzymania czystości w różnego rodzaju obiektach, co jest jej dodatkowym atutem. Ponadto, jeśli portfolio oferenta obejmuje znane firmy, rozpoznawalne marki krajowych lub międzynarodowych przedsiębiorstw, to również oznacza to, że jest to wiarygodna firma sprzątająca, której można zaufać.

Sprawdź potencjał wykonawcy usługi

Wiarygodny wykonawca to również taki, który może wykazać się odpowiednim potencjałem osobowym i technicznym, czyli wykwalifikowanym zespołem pracowników oraz zapleczem technicznym: parkiem maszynowym, sprzętem i środkami do realizacji usług. Profesjonalna firma sprzątająca powinna dysponować zarówno przeszkolonym, przygotowanym do pracy personelem sprzątającym, jak również nowoczesnym sprzętem i środkami czystości renomowanych firm. Wszystko to jest niezbędne, aby zlecone usługi sprzątania były wykonane profesjonalnie i z należytą starannością.

Trzeba pamiętać też o tym, że potencjał osobowy firmy sprzątającej to także zespoły fachowców, które zajmują się ofertowaniem, planowaniem i wdrożeniem usługi, a później nadzorem nad przebiegiem jej realizacji. Profesjonalna firma sprzątająca powinna złożyć nam ofertę, dopasowaną do naszych potrzeb, określonych w zapytaniu ofertowym, następnie móc sprawnie wdrożyć usługi sprzątania, a potem realizować je zgodnie z ustalonym harmonogramem i naszymi oczekiwaniami.

Z kolei to, czy oferent działa tylko lokalnie, czy też na terenie całej Polski, jest kluczową informacją dla tych przedsiębiorców, którzy posiadają obiekty w różnych częściach kraju i chcą powierzyć obsługę porządkową jednemu wykonawcy, który zapewni jednolity standard usług sprzątania we wszystkich obiektach danego klienta.

Certyfikaty, standardy i ubezpieczenie – gwarancja jakości usługi oraz bezpieczeństwa

Podczas wyboru oferty firmy porządkowej, poza udokumentowanym doświadczeniem i wykazanym potencjałem, niezbędnym do należytego wykonywania oferowanych usług sprzątania, istotne są też posiadane przez nią certyfikaty i wyróżnienia branżowe. Uwagę przedsiębiorcy powinna zwrócić obecność wśród nich certyfikatu ISO, świadczącego o wdrożeniu i utrzymaniu wysokiej jakości różnorodnych procesów zachodzących w firmie oferenta. Dokument ten jest dowodem na to, że zewnętrzna firma sprzątająca spełnia pełen zestaw wymagań dotyczących systemów zarządzania jakością poszczególnych przedsiębiorstw, w tym również firm świadczących usługi z zakresu prac sprzątających.

Członkowstwo w Polskiej Izbie Gospodarczej Czystości, reprezentującej sektor branży utrzymania czystości czy też certyfikaty branżowe, np. Gwarant Czystości i Higieny pomagają stwierdzić, że firma sprzątająca oferuje usługi najwyższej jakości. Wiarygodność i stabilność finansową firmy, oferującej nam usługi sprzątania, mogą natomiast potwierdzić posiadane przez nią np. certyfikaty wiarygodności biznesowej za dany rok, przyznawane przez wywiadownie gospodarcze na podstawie analizy m. in. sprawozdań finansowych certyfikowanej firmy.

Posiadanie i przestrzeganie przez firmę sprzątającą kodeksu etycznego, polityki zrównoważonego rozwoju oraz polityki środowiskowej to równie ważna informacja. Wspólnie dają one obraz odpowiedzialnego, wiarygodnego przedsiębiorcy, który kompleksowo i dokładnie zadba o czystość i higienę w naszej firmie, a przy tym prowadzi działalność gospodarczą z poszanowaniem zasad, ujętych w wyżej wymienionych dokumentach.

W procesie poszukiwania profesjonalnej firmy sprzątającej istotne jest również posiadanie przez nią ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Posiadanie przez wykonawcę usług aktualnej i opłaconej polisy OC stanowi gwarancję tego, że wszelkie koszty za ewentualne, poniesione szkody będzie ponosić wykonawca, dlatego ubezpieczenie firmy sprzątającej jest bardzo ważne z punktu widzenia klienta.

Usługi podstawowe czy również usługi dodatkowe – warto wiedzieć

Informacja, czy wykonawca usług utrzymania czystości ma w swojej ofercie, poza usługami podstawowymi, usługi dodatkowe i specjalistyczne, jest bardzo przydatna. Świadczy o potencjale technicznym oraz możliwościach wykonawcy i jednocześnie oznacza, że możemy mieć kompleksową obsługę w zakresie usług porządkowo-czystościowych w ramach współpracy z jedną firmą sprzątającą. Takiej firmie możemy, po uprzednim ustaleniu kosztów i terminu realizacji, zlecić dodatkowo np. mycie przeszkleń i okien, w tym alpinistyczne, pranie wykładzin, maszynowe doczyszczanie powierzchni, zabezpieczanie posadzek lub gruntowne sprzątanie po remoncie. Zwłaszcza zarządcy i najemcy prestiżowych, nowoczesnych nieruchomości powinni mieć na uwadze możliwość zlecenia specjalistycznych usług sprzątania, przy jednoczesnej gwarancji wysokiej jakości ich wykonania.

Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca, zainteresowany podjęciem współpracy z wykonawcą usług utrzymania czystości, powinien najpierw określić swoje oczekiwania, zarówno w zakresie obowiązków potencjalnego wykonawcy usług, jak i wymagań, jakie wykonawca powinien spełnić. Kluczowe jest przede wszystkim doświadczenie, potencjał i wiarygodność firmy sprzątającej, do której należy udokumentowanie spełniania naszych kryteriów. Oferent, w odpowiedzi na nasze zapytanie ofertowe, powinien skalkulować usługę zgodnie z przedstawionym zakresem i częstotliwością usług sprzątania. Jednym słowem, oferta na usługi sprzątania musi być ściśle dopasowana do specyfiki obiektu lub obiektów, które mają podlegać obsłudze porządkowo - czystościowej. Profesjonalna firma sprzątająca sprawnie wdroży usługę porządkową i zapewni kontrolę nad jej realizacją. Jeśli dokonamy właściwego wyboru firmy sprzątającej, możemy liczyć na satysfakcjonującą współpracę i wysoki poziom usług utrzymania czystości.