Firmowa przeprowadzka - jak wykonać ją profesjonalnie?

Przeprowadzka firmy - niezależnie od branży, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo czy od jego wielkości - zawsze pozostaje bardzo dużym wyzwaniem. Przy planowaniu takiego przedsięwzięcia należy zatroszczyć się oczywiście o spakowanie rzeczy oraz ich transport, ale również o takie szczegóły, jak stworzenie spisu sprzętów i przedmiotów czy uaktualnienie sposobu segregacji dokumentacji biurowej. Jakimi aspektami profesjonalnej przeprowadzki może zająć się zewnętrzny, wynajęty usługodawca, a jakimi – sami pracownicy firmy? Czy zawsze warto decydować się na wsparcie w tym wyzwaniu i... ile ono kosztuje? Zapraszamy do lektury!

Czy i jak zlecić przeprowadzkę firmy?

Wielu zarządców biur czy ich właścicieli przed międzynarodową lub krajową przeprowadzką firmy zastanawia się nad tym, czy powinni zdecydować się na skorzystanie z usług profesjonalistów od przeprowadzek. Powierzenie tak dużego przedsięwzięcia (a zwłaszcza międzynarodowej przeprowadzki firmy) osobom z wieloletnim doświadczeniem w tym zakresie pozwoli oszczędzić nam i pracownikom niepotrzebnego stresu i zdenerwowania i pozwoli na przeprowadzenie procesu sprawnie i szybko. . W zależności od wybranej usługi, pracownicy przedsiębiorstwa będą mogli zapomnieć zarówno o szukaniu samochodów transportowych na własną rękę, jak i o żmudnym pakowaniu mebli czy sprzętów elektronicznych. Dodatkowo zatrudnienie firmy przeprowadzkowej zdejmuje z nas (dosłownie!) ciężar przenoszenia wszystkich mebli biurowych i innych elementów wyposażenia, co jest szczególną zaletą zwłaszcza w sytuacji, w której celem przeprowadzki jest budynek bez windy.
Na rynku są dostępne firmy przeprowadzkowe, które mają za sobą duże doświadczenie. Pamiętać należy, aby je sprawdzić prosząc o referencje, sprawdzając jak długo firma istnieje na rynku.

Jak przygotować się do przeprowadzki firmy?

Jeśli masz już za sobą decyzję o skorzystaniu ze wsparcia profesjonalnej firmy przeprowadzkowej, ale w zakresie jej usług nie ma pakowania, to teraz przyszedł na nie czas! W jaki sposób zabezpieczyć firmowe rzeczy, by po przewiezieniu ich na miejsce nie okazało się, że część z nich została uszkodzona? Oto kilka kroków, o których należy pamiętać:

• pracownicy powinni usunąć z szuflad i biurek nie tylko dokumenty czy notatniki, ale również rzeczy osobiste – warto zapakować je do kartonowych pudeł i dokładnie opisać, co znajduje się w środku;
• Najczęściej firmy przeprowadzkowe zabezpieczają ruchomości przy użyciu specjalnych materiałów pakownych, jeśli jednak wybrana przez nas firma nie ma tej opcji w ofercie, należy meble zapezpieczyć samemu. Meble z szufladami należy zabezpieczyć tak, by szuflady nie wysunęły się podczas transportu – można, przykładowo, przykleić je taśmą do ścianek mebla;
• na rogi mebli warto nałożyć zabezpieczenia wykonane ze styropianu bądź kartonu;
• aby firma przeprowadzkowa wykonała mniej „kursów”, należy jak najbardziej skompresować biurowe meble – można to zrobić poprzez ich złożenie (np. zdemontowanie nóg od biurek);
• należy dokładnie zabezpieczyć sprzęty elektroniczne. Idealnie byłoby schować je do pudeł z warstwą styropianu oraz folii bąbelkowej (tak najczęściej pakuje się je do wysyłki), natomiast w roli zabezpieczenia i „amortyzatora” sprawdzi się również warstwa kartonów, starych gazet czy dokumentów.
• wszystkie kartony i pudła, w których znajdują się biurowe meble czy akcesoria należy dokładnie opisać – to pomoże pracownikom firmy przeprowadzkowej rozpoznać, z jakim przedmiotem mają do czynienia, a dodatkowo rozpakowywanie w nowym miejscu stanie się znacznie łatwiejsze;
• warto poprosić jednego z pracowników, by zrobił dokładną listę dokumentów, mebli i urządzeń, które będzie przewodzić firma przeprowadzkowa. Wówczas łatwiejszym będzie zidentyfikowanie tych rzeczy, które ewentualnie zagubią się w transporcie.

Ile kosztuje przeprowadzka firmy?

Tak jak w przypadku korzystania wielu innych usług, tak w kontekście usług przeprowadzkowych nie da się jednoznacznie określić ich konkretnej ceny. Zależy to od wielu czynników (takich jak liczba kursów do wykonania, liczba i gabaryty mebli i akcesoriów biurowych, odległości między miejscem, z którego firma się przeprowadza a nowym biurem), które w efekcie wpływają na to, ile godzin lub dni będzie trwało całe przedsięwzięcie. Warto więc właściwie przygotować przedmioty i sprzęty do przewiezienia, ponieważ firmy przeprowadzkowe rozliczają się zwykle ze zleceniodawcą na podstawie przepracowanych roboczogodzin.

Podsumowanie

Firmowa przeprowadzka wielu osobom kojarzy się z wielogodzinnymi (lub nawet wielodniowymi) kłopotami – pakowaniem, noszeniem ciężkich rzeczy, przewożeniem ich i pilnowaniem, by wszystko dotarło na miejsce w komplecie. Całe to przedsięwzięcie może jednak wyglądać inaczej, jeśli do pomocy zatrudni się profesjonalną firmę przeprowadzkową, która kompleksowo zajmie się zarówno spakowaniem rzeczy, jak i ich przewiezieniem pod nowy adres i wniesieniem do biura. Oszczędzi to zarówno czas, jak i nerwy zarządcy biura oraz pracowników. Polecamy to rozwiązanie zwłaszcza w przypadku przenosin dużych biur, a także firmowych przeprowadzek międzynarodowych czy międzymiastowych.